Sales Admin: Gaji, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan. Harus Paham Olah Data Sales!

Untuk menjual produknya, perusahaan tidak hanya membutuhkan staf sales yang bertugas berjualan. Akan tetapi, diperlukan juga seseorang yang mampu mengolah semua data penjualan yang dapat berguna untuk mengatur strategi penjualan ke depannya. Nah, di sinilah peran sales admin dibutuhkan.

Karena mengandung kata “sales“, tentu pekerjaan ini tidak lepas dari aktivitas penjualan produk perusahaan.

Terus apa bedanya dengan staf sales pada umumnya?

Perbedaanya tentu terdapat pada tanggung jawab dan rutinitas hariannya.

Untuk penjelasan lengkapnya, simak artikel ini sampai habis, ya!

Apa Itu Sales Admin?

Sales admin adalah staf yang bertugas menyusun administrasi penjualan, mulai dari pemeriksaan stok barang, proses pemesanan, harga jual, pelacakan distribusi barang, hingga pembayaran.

Para staf sales admin tentu sangat erat hubungannya dengan staf sales representative.

Soalnya, kedua bidang ini akan saling bergantung sama lain untuk memastikan bisnis berjalan baik.

Makanya, kerja sama antara sales representative dan admin sales sangat dibutuhkan.

Perbedaan Sales dan Sales Admin

Ada dua staf yang bertanggung jawab dalam penjualan.

Pertama sales executive atau sales representative dan sales admin.

Apa perbedaan keduanya?

Sales executive bertanggung jawab dalam mencari pelanggan atau orang yang mau membeli produk yang diproduksi perusahaan.

Mulai dari canvassing, survei, penawaran, negosiasi harga, hingga terjadinya kesepakatan harga.

Sementara, sales admin bertanggung jawab di balik layar yang memproses administrasi penjualan sehingga pelanggan mendapat produk sesuai kesepakatan.

6 Tugas Sales Admin

Berikut adalah beberapa tanggung jawab yang harus dijalankan oleh seorang staf sales admin.

1. Memproses Pesanan

Kamu pasti pernah memesan sebuah barang secara online, ‘kan?

Nah, orang yang merespon pesanan kamu itu adalah sales admin.

Setelah menerima pesanan, dia akan mengecek ketersediaan barang yang dipesan pelanggan.

Jika barang ada, maka admin akan meminta staf lain untuk melakukan pengemasan dan siap mengirim.

Namun, ketika barang tidak ada, dia akan memberikan kepada pelanggan bahwa barang sedang tidak tersedia.

Oh ya, hal ini tidak hanya berlaku dalam proses transaksi online, ya!

Sales admin juga bekerja dalam memproses pembelian produk secara offline atau langsung.

2. Supervisi Proses Pengemasan

Ketika ada pesanan barang, sales admin memang bukan yang bertanggung jawab dalam proses pengemasan.

Namun, sales admin bertanggung jawab bahwa proses pengemasan dikerjakan oleh staf produksi atau staf gudang dengan baik.

3. Mencatat Data Penjualan

Sales admin sangat berperan untuk kemajuan bisnis perusahaan.

Seperti yang kita tahu, untuk meningkatkan performa bisnis, kita harus menganalisis banyak data, termasuk data riwayat penjualan.

Nah, data riwayat penjualan inilah yang dimiliki oleh sales admin.

Mulai dari data berapa banyak orang yang membeli, hari atau bulan apa penjualan mencapai puncaknya, berapa banyak orang yang melakukan repeat order, konsumen seperti apa saja yang membeli produk kita, demografi konsumen, dan lain-lain.

4. Mengatur Kebutuhan Divisi Sales

Dalam berjualan, sales executive atau sales representative pasti membutuhkan banyak hal untuk menunjang pekerjaan.

Misalnya, transportasi, dummy produk, alat tulis kantor, laptop, pulsa, dan lain-lain.

Tidak hanya soal penyediaan barang, staf administrasi sales juga bertanggung jawab dalam mengatur jadwal pertemuan atau rapat dengan klien atau calon klien.

Nah, dalam hal ini, staf administrasi di bidang sales bertanggung jawab memenuhi kebutuhkan tersebut. 

5. Mencatat Proses Administrasi dari A ke Z

Seperti staf administrasi pada umumnya, tugas sales admin adalah mencatat semua proses administrasi.

Mulai dari jumlah pengeluaran tim sales, biaya produksi, jumlah stok yang tersedia, riwayat pembayaran oleh pelanggan, dan lain-lain.

Semua data-data administrasi tersebut menjadi tanggung jawab dari staf administrasi sales.

6. Membuat Laporan

Salah satu soft skill yang harus dikuasai staf administrasi sales adalah pembuatan laporan.

Entah laporan itu dibuat dalam bentuk dokumen Microsoft Word atau fail presentasi, admin sales harus bisa membuat keduanya.

Selain itu, diperlukan juga ketelitian dan memastikan semua tetek bengek terkait penjualan dilaporkan dalam dokumen tersebut.

Kapan harus menyerahkan laporan tersebut?

Jawabannya, tergantung kebijakan perusahaan.

Ada perusahaan yang meminta laporan harian, ada pula yang meminta laporan mingguan, bulanan, per kuartal, atau tahunan.

Skill yang Dibutuhkan

Tidak ada pekerjaan yang tidak memerlukan keahlian.

Kalau kamu ingin bekerja sebagai staf administrasi di bidang sales, berikut adalah keahlian yang harus dikuasai.

1. Menguasai Product Knowledge

Karena akan berhubungan pelanggan juga, kamu harus menguasai seluk-beluk tentang produk yang dijual oleh perusahaan.

Mulai dari spesifikasi, garansi, daya tahan, bahan, dan cara perawatan produk yang dijual.

Dengan menguasai seluk-beluk produk, kamu bisa melayani pertanyaan pelanggan.

2. Komunikasi

Kemampuan kamu dalam berkomunikasi juga sangat penting, lo!

Seperti yang kita tahu, yang namanya pelanggan pasti memiliki banyak pertanyaan.

Terkadang, ada saja pelanggan dengan cara bertanya yang cukup mengesalkan.

Walau cukup mengesalkan, kamu sebagai admin tidak boleh terlihat kesal.

Sebaliknya, kita harus berusaha kembali membangun komunikasi yang baik dengan pelanggan dan menjelaskan berbagai hal secara baik.

3. Teliti

Kamu bertanggung jawab dalam proses penjualan, termasuk masalah uang yang sudah dibayarkan pelanggan.

Makanya, kamu harus teliti dalam penghitungan uang tersebut.

Semakin teliti, semakin bagus pula karier kamu di kantor.

4. Pengolahan Data

Sudah banyak aplikasi yang digunakan oleh perusahaan dalam mengelola data pelanggan.

Nah, di sini diperlukan keahlian kamu dalam mengoperasikan aplikasi tersebut.

Jadi, pastikan kamu selalu memperbarui wawasan tentang aplikasi-aplikasi ini, ya!

Jenjang Karier Sales Admin

Apakah menjadi staf administrasi sales memiliki prospek karier yang bagus?

Berikut adalah gambaran secara umum jenjang karier sebagai sales admin dari terendah sampai tertinggi.

• Staf administrasi sales junior
• Staf administrasi sales senior
• Sales Admin Team Leader
• Manajer Administrasi
• Office Manager atau Head of General Affair

Tentunya setiap perusahaan memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda mengenai jenjang karier karyawan.

Selain itu, kenaikan jabatan atau posisi juga tidak ditentukan dari panjang waktu kamu berkarier, melainkan performa kamu di tempat kerja.

Semakin bagus performa kamu, semakin cepat pula kamu akan meningkatkan jenjang karier.

Gaji Sales Admin

Gaji staf administrasi sales setiap perusahaan pasti berbeda-beda.

Perbedaan tersebut ditentukan oleh skala bisnis perusahaan, lokasi perusahaan, performa, lama waktu bekerja, dan jabatan yang dimiliki karyawan.

Namun, menurut survei Indeed, rata-rata gaji sales admin di Indonesia, berkisar Rp3,6 juta per bulan.

Temuan lebih mengejutkan didapat dari survei Glassdoor.

Menurut Glassdoor, rata-rata gaji staf admin sales di Indonesia berkisar antara Rp5 juta hingga Rp14 juta per bulan.

***

Itulah pengertian, tanggung jawab, dan gaji seorang sales admin.

Apakah kamu berminat bekerja di bidang ini?

Sambil berpikir-pikir, simak info seputar gaji dari berbagai profesi dan perusahaan, hanya di KelasPekerja.com, ya!